香港 HR system 導入後點樣提升使用率？30／60／90 日落地及持續改善指南
公司已經買咗 HR system，但員工仍然用 WhatsApp 報假，主管仍然用 Email 批核，HR 又要將資料重新輸入 Excel？
呢個情況未必代表員工抗拒科技，亦未必代表系統功能一定不足。好多時，真正問題係系統上線後，企業未有繼續處理流程、權限、培訓及責任分工。
HR system 完成設定、發出登入資料，只代表 implementation 開始進入下一個階段。企業真正要確保的是：
• 員工知道甚麼情況要使用系統；
• 主管知道如何批核、退回及跟進申請；
• HR、Finance 及 Operations 使用同一套正式資料；
• 例外情況有人負責處理；
• 系統資料可以支援日常管理，而不只是留在系統內。
本文會以 30／60／90 日為框架，協助香港 SME 檢視 HR system 上線後的使用情況，並找出需要改善的 workflow、權限及內部責任。
HR system 上線，點解唔代表流程已經落地？
企業導入 HR system 通常包括需求整理、系統選擇、資料準備、設定、測試及上線。但如果上線後沒有持續跟進，原有的工作習慣很容易重新出現。
例如：
• 員工在 WhatsApp 提出請假，主管在訊息內表示同意；
• HR 之後再將資料輸入 HR system 或 Excel；
• 主管不知道系統內仍有待批核申請；
• Finance 取得的出勤資料，與 HR 的版本不一致；
• 臨時調更或補交文件沒有正式的例外流程；
• 新入職員工只知道「有一套系統」，但不知道每項 HR request 應該在哪裡提交。
如果企業只追蹤「有多少人登入過」，未必能夠了解系統是否真正融入日常運作。使用率應該連接到實際流程，例如申請、批核、資料更新、例外處理及紀錄保存。
HR system 使用率低，未必只是員工抗拒科技
當員工及主管返回 WhatsApp 或 Email，企業可以先分析問題屬於哪一類，而不是立即將問題歸咎於使用者。
1. 新流程比舊流程更複雜
如果一個簡單申請需要經過太多畫面、重複填寫資料或不必要的批核步驟，使用者自然會傾向使用熟悉的工具。
企業可以檢查：
• 申請是否需要填寫真正有用的資料？
• 同一項資料是否需要重複輸入？
• 員工是否清楚下一步由誰處理？
• 系統內的流程是否符合實際工作安排？
2. 主管不清楚自己的責任
有些主管收到系統通知，但不清楚應該核對甚麼，或者以為 HR 會代為處理。結果申請長期停留在待批核狀態，員工最後轉用 WhatsApp 追問。
導入後應該清楚說明：
• 主管需要核對哪些資料；
• 哪些情況可以批核；
• 哪些情況需要退回或要求補充；
• 例外情況應該交給誰；
• 批核完成後，下一步由哪個角色負責。
3. 權限同實際職責不一致
如果員工看不到自己需要提交的申請，主管無法查看所屬團隊，或者離職主管仍然保留批核權限，使用者便會尋找其他處理方法。
權限設計需要配合部門、職位及實際責任，亦要有員工轉職、轉部門、放假及離職時的更新安排。
4. 例外情況沒有處理方法
系統通常較容易處理標準流程，但企業日常運作會遇到：
• 臨時調更；
• 補交文件；
• 跨部門批核；
• 主管不在時的代批；
• 系統資料與實際安排不一致；
• 需要 HR 或管理層作額外判斷的個別情況。
如果企業沒有為例外情況指定處理人、記錄位置及升級方法，使用者就可能繞過系統自行處理。
上線後第一個 30 日：先確保基本流程行得通
上線後首 30 日的重點，不是一次過檢查所有模組，而是確認最常用的一至兩個核心流程可以正常運作。
建議優先檢視的流程
• 請假申請及主管批核；
• 入職文件收集；
• 出勤例外申請；
• 試用期或合約日期提醒；
• Payroll 前置資料核對。
30 日內應該檢查甚麼？
員工方面
• 員工是否成功登入？
• 是否知道不同 HR request 應在哪裡提交？
• 是否可以完成申請及上載所需文件？
• 是否知道如何查閱申請狀態？
主管方面
• 主管是否收到正確的待批核通知？
• 是否知道如何批核、退回或要求補充資料？
• 是否知道批核後由誰跟進下一步？
HR、Finance 及 Operations 方面
• 是否可以查看正式資料及流程狀態？
• 是否仍然需要手動重新輸入相同資料？
• 待辦及例外項目是否有人跟進？
• 系統內的資料是否與實際工作安排一致？
30 日常見問題的處理方法
發現的問題 | 可以先檢視的方向 |
|---|---|
員工不知道在哪裡提交 | 提供一頁式流程指引及例子 |
主管收不到通知 | 檢查權限、通知設定及主管資料 |
申請長期未批 | 指定 process owner 及升級安排 |
員工重複輸入資料 | 檢查欄位設計及資料流轉 |
HR 仍然要重新整理資料 | 檢查系統與 Payroll／Finance 流程的接口 |
上線後 60 日：處理使用障礙及例外情況
到 60 日左右，企業應該已經收集到較多實際使用問題。此時重點由「系統能否運作」，轉向「使用者點解仍然繞過系統」。
60 日檢討可以問以下問題
• 哪些流程仍然經 WhatsApp 或 Email 處理？
• 哪些申請最常停留在待批核？
• 哪些步驟令員工重複提交資料？
• 哪些主管經常需要 HR 代為操作？
• 哪些例外安排未能在系統內記錄？
• 哪些資料仍然由不同部門各自保存？
• 權限是否過多、過少或沒有跟隨職位變動更新？
將問題分成 5 類
操作問題
使用者不清楚如何登入、提交、批核或查詢。
**改善方法：** 更新操作指引、安排短時間重點培訓，或提供簡短示範影片。
流程問題
系統內的步驟與實際工作方式不一致。
**改善方法：** 重新畫出現行流程，確認哪些步驟可以刪減、合併或重新排序。
權限問題
使用者看不到需要處理的資料，或者不應該處理的人可以修改資料。
**改善方法：** 重新檢視角色、部門、審批人及代辦權限，並建立變更記錄。
責任問題
大家都知道有工作未完成，但不清楚由誰跟進。
**改善方法：** 為每個流程指定 request owner、approval owner、process owner 及 record owner。
系統功能或整合問題
系統未能支援特定例外情況，或者與現有 Payroll、出勤或其他工具未能順利配合。
**改善方法：** 先判斷問題可以透過設定、流程調整或培訓解決，才考慮是否需要額外功能或重新評估方案。
上線後 90 日：由「有人使用」變成「正式運作方式」
90 日檢討的目的，不只是計算登入次數，而是確認 HR system 是否已經成為企業的正式工作方式。
90 日應該檢視的營運問題
• 員工是否按照正式流程提交申請？
• 主管是否在系統內完成批核？
• HR 是否仍然需要逐個人追進度？
• Excel、Email 及 WhatsApp 是否仍然存在多個正式版本？
• Finance／Payroll 是否可以取得一致的資料？
• 例外情況是否有指定負責人及記錄位置？
• 新入職員工及新主管是否會收到一致的 HR system 指引？
• 系統權限是否已經配合部門及職位變動？
建立持續管理機制
企業可以考慮建立以下安排：
• HR system 使用規則；
• 流程負責人及替補人員；
• 權限檢討週期；
• 例外處理及升級方法；
• 新員工及新主管 onboarding 指引；
• 定期檢視待辦、錯誤及未完成項目；
• 記錄使用問題、改善決定及負責人。
如果系統只是由某一位 HR 同事熟悉及維持，其他人仍然不知道如何處理，企業仍然未算真正建立可持續的 workflow。
點樣判斷 HR system 真係落地？
企業不應只用「有幾多人登入過」作為唯一使用率指標。更有用的做法，是將系統使用情況連接到實際營運結果。
可以觀察以下指標
流程完成情況
• 申請是否由正式系統提交？
• 批核是否在系統內完成？
• 待辦項目是否能夠追蹤？
• 例外情況是否有人跟進？
資料一致性
• HR、Finance 及 Operations 是否使用同一份正式資料？
• 是否仍然需要重複輸入相同資料？
• 是否經常出現不同版本的員工名單或申請紀錄？
管理可見性
• 管理層能否知道流程目前進行到哪一步？
• HR 能否找出未完成或逾期的項目？
• 主管能否查看需要自己處理的申請？
使用者支援
• 員工是否知道遇到問題應該向誰求助？
• 主管是否有清楚的批核及例外處理指引？
• 新使用者是否可以透過既定 onboarding 了解系統？
以上指標可以協助企業檢視系統是否真正減少重複跟進、提升流程可見性及改善跨部門協作。企業不應在沒有實際數據的情況下，直接聲稱導入 HR system 必然節省固定成本或保證提升效率。
HR、主管、Finance 及系統負責人應如何分工？
HR system 上線後，責任不應全部集中在 HR。企業可以用簡單的責任表，避免「大家都看過，但無人跟進」的情況。
工作階段 | HR | 主管 | Finance／Payroll | System owner |
|---|---|---|---|---|
設計流程 | 整理 HR 需要及政策流程 | 提供實際工作需要 | 提供薪酬及資料需要 | 評估系統可行性 |
日常申請 | 管理流程及檢查資料 | 按職責批核 | 使用相關結果 | 協助處理系統問題 |
例外情況 | 協調及升級 | 提供工作背景 | 核對薪酬或財務影響 | 記錄及跟進系統限制 |
權限管理 | 提出角色及資料需要 | 確認部門及人員變動 | 確認 Finance 權限 | 執行及保留變更紀錄 |
定期檢討 | 主導流程檢視 | 提供使用意見 | 提供資料及 Payroll 問題 | 提供系統紀錄及報表 |
實際分工要按企業規模、職位及系統設計調整。重點是確保資料提供、批核、執行、記錄及例外處理之間沒有無人負責的空位。
HR system 導入後的持續改善 Checklist
企業可以定期檢查：
• [ ] 確認哪些 HR request 必須經系統提交；
• [ ] 確認 WhatsApp／Email 只作溝通，不作唯一正式紀錄；
• [ ] 為員工、主管、HR 及 Finance 提供不同操作指引；
• [ ] 每週檢查未完成申請及例外項目；
• [ ] 每月檢討仍然使用舊工具處理的流程；
• [ ] 檢查審批權限是否跟職位及部門變動同步；
• [ ] 為特殊安排及例外情況設計處理方法；
• [ ] 為新員工及新主管加入 HR system onboarding；
• [ ] 記錄使用問題、改善決定及負責人；
• [ ] 每季檢討流程是否仍然配合公司實際運作。
HR system 處理員工資料時的基本保障考慮
HR system 可能會處理員工姓名、聯絡資料、身份資料、薪酬、出勤、假期及其他與僱傭有關的資料。企業在導入及持續使用系統時，應按實際資料處理安排檢視：
• 收集及輸入哪些資料？
• 每項資料的使用目的是否清楚？
• 哪些使用者可以查看、修改或匯出資料？
• 供應商或其他服務提供者會否接觸資料？
• 員工轉職、離職或權限變更後，系統如何處理？
• 系統出現錯誤或資料安全事故時，由誰跟進？
• 系統紀錄及報表應如何保存及管理？
涉及個人資料處理時，企業應參考《個人資料（私隱）條例》（第486章）及香港私隱專員公署發布的 AI 及個人資料保障指引。實際要求會視乎資料類別、使用目的、供應商安排及企業的處理方式而不同。如導入方案涉及敏感資料、跨境資料傳送或將系統輸出用於人事決定，建議在實施前尋求合資格的 HR、私隱或法律專業意見。
Get More 如何協助企業改善 HR system 落地？
HR system 上線後，如果仍然出現重複輸入、WhatsApp 批核、權限混亂或使用率低，未必代表企業一定要更換系統。
Get More 可協助企業檢視：
• 現有 HR workflow 及實際使用方式；
• 員工、主管、HR、Finance 及 Operations 的責任分工；
• 系統角色、權限及審批位置；
• 使用者培訓及新員工 onboarding；
• 例外情況、待辦及升級流程；
• 系統資料與 Payroll、出勤及其他 HR 流程的配合；
• 30／60／90 日上線後檢討及持續改善安排。
重點不是單純要求所有人「用返個 system」，而是先找出使用者繞過系統的真正原因，再判斷問題來自流程設計、權限設定、培訓、責任分工，還是系統本身的限制。
如果你的企業已經導入 HR system，但日常工作仍然依靠 Excel、Email 或 WhatsApp，Get More 可以協助你重新檢視流程及導入後改善需要。
結語：HR system 導入後，真正重要的是持續落地
HR system 上線唔係項目的終點。企業要確保系統真正融入日常工作，仍然需要持續檢視：
• 員工及主管是否知道何時使用系統；
• 流程是否符合實際工作方式；
• 權限及責任是否清楚；
• 例外情況是否有人處理；
• HR、Finance 及 Operations 是否使用一致資料；
• 新使用者是否有足夠培訓及支援。
30／60／90 日檢討的價值，不在於設定一個固定期限後就完成所有工作，而是協助企業分階段找出問題，避免系統上線後只剩下一個無人維持的資料庫。
一套 HR system 能否真正發揮作用，取決於企業能否將系統、流程、人員責任及持續改善連接起來。
常見問題 FAQ
HR system 導入後仍然有人用 WhatsApp，是否代表系統失敗？
未必。企業應先了解原因，可能是流程太複雜、權限不合適、主管不清楚責任、例外情況沒有設計，或者使用者未有足夠培訓。先找出問題類型，再決定是改善設定、重新設計流程、增加支援，還是評估其他方案。
HR system 上線後，應該多久檢討一次？
企業可以將首 30 日、60 日及 90 日作為分階段檢視的參考框架，之後按公司規模、流程複雜度及使用情況安排定期檢討。並不存在一個適用於所有企業的固定期限；重點是持續查看待辦、例外、權限及資料一致性。
HR system 使用率應該如何衡量？
不應只計算登入人數。企業可以檢視申請是否透過正式流程提交、批核是否於系統內完成、待辦是否可以追蹤、重複輸入是否減少，以及 HR、Finance 及主管是否使用一致資料。
上線後員工不熟悉系統，是否只需要再培訓？
未必。培訓只能處理部分操作問題。如果流程本身過於複雜、權限不合適、責任不清或系統未能處理例外情況，單純增加培訓未必可以解決核心問題。企業應同時檢視 workflow、權限及內部責任。
HR system 是否可以完全取代 WhatsApp 及 Email？
不一定。WhatsApp 及 Email 可以繼續用作溝通、提醒或正式通知，但企業應清楚界定哪些申請、批核及資料更新必須返回 HR system 作正式紀錄。重點是避免同一項工作出現多個互相矛盾的正式版本。
Get More 可以協助 HR system 導入後的改善嗎？
可以。Get More 可以協助企業檢視現有 workflow、使用者角色、權限、審批、例外處理、培訓及跨部門資料流程，並按實際需要規劃 HR system implementation 的後續改善方案。
延伸閱讀
法律及官方參考
• 香港法例：《個人資料（私隱）條例》（第486章）：https://www.pcpd.org.hk/english/files/pdpo.pdf
• 香港私隱專員公署：Artificial Intelligence: Model Personal Data Protection Framework：https://www.pcpd.org.hk/english/resources_centre/publications/files/ai_protection_framework.pdf
• 香港私隱專員公署：Guidance on the Ethical Development and Use of Artificial Intelligence：https://www.pcpd.org.hk/english/resources_centre/publications/files/guidance_ethical_e.pdf
• 香港私隱專員公署：Privacy Management Programme：https://www.pcpd.org.hk/english/data_privacy_law/healthcare_technology/technology/technology_pmp.html
免責聲明
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