員工表現唔理想，僱主應該點做？由改善計劃到紀錄保存

9月8日

讀畢需時 9 分鐘

「呢位員工做嘢成日出錯，可唔可以即刻炒？」

香港 SME 的確經常遇到員工表現未如理想，但「覺得佢唔掂」並不等於已經有一套完整、可說明的處理依據。真正需要先釐清的是：問題是能力不足、工作要求不清、培訓不足、資源不夠，還是員工明知要求卻持續不遵守？

處理不理想表現時，最穩妥的方向通常不是第一時間寫「炒人信」，而是建立一個清晰、合理、可追蹤的改善流程。

對沒有專職 HR 的 SME，最難的往往不是知道「要跟進表現」，而是判斷：問題應該用 coaching、PIP、正式警告，還是其他人事安排處理？如果公司正面對一宗具爭議的個案，或者管理層未能確定文件及流程是否足夠，及早尋求專業 HR 支援，通常比最後才處理員工投訴或勞資爭議更實際。

重要提醒：個別解僱、警告或紀律處分的合法性，取決於僱傭合約、事實、證據及整體情況。以下內容是一般 HR 管理框架，不是個案法律意見。

先分清楚：表現問題，唔一定等於紀律問題

表現問題

例如：

• 工作準確度持續未達職位要求；

• 未能按合理期限完成工作；

• 未掌握已提供培訓後應具備的基本技能；

• 客戶跟進、報告或文件處理反覆出現同類問題。

處理重點通常是確認期望、提供指導、給予合理改善時間，再檢視結果。

紀律或行為問題

例如：

• 無合理原因拒絕遵守合法及合理的工作指示；

• 虛假、欺詐或不誠實行為；

• 嚴重違反公司既定規則；

• 習慣性疏忽職責。

呢類個案可能涉及紀律程序，但仍然需要先核實事實、保留證據及按照公司政策處理。

勞工處資料指出，根據《僱傭條例》（香港法例第 57 章）第 9 條，僱主可在特定嚴重情況下即時終止合約而毋須通知或代通知金；但勞工處亦提醒，無通知解僱屬嚴重紀律處分，只適用於非常嚴重的不當行為或屢經警告仍不改善的情況。一般表現欠佳，不應自動當作可以即時解僱的理由。

第一步：先確認工作要求是否足夠清楚

在要求員工改善前，管理層應先問自己：

• 員工是否收到清楚的職位描述？

• 目標是否與職位、年資及實際資源相稱？

• 「做得好」有沒有具體例子或衡量方法？

• 主管是否曾經及時指出問題，而不是到年尾才一次過爆發？

• 其他員工是否按照相同標準被評估？

• 是否有提供合理的培訓、工具、資料及工作指示？

例如「改善工作態度」太抽象；「每星期五下午 5 時前提交已完成的客戶跟進表，錯漏不多於指定標準」就較容易理解及追蹤。實際目標要按職位性質訂定，唔應為了留下紀錄而硬加不合理數字。

第二步：安排正式而有紀錄的改善會議

第一次正式跟進表現問題，可以由主管與員工面談，重點包括：

1. 具體指出問題發生在何時、甚麼工作及造成甚麼影響；

2. 讓員工解釋原因及提出可能需要的支援；

3. 說明公司對該職位的合理期望；

4. 約定改善目標、期限及下一次檢討日期；

5. 會後以電郵或會議紀錄確認雙方理解。

紀錄應以事實為主，例如「3 月 5 日提交的報告缺少兩項指定資料」，不要只寫「員工粗心大意」。如員工不同意紀錄內容，可以讓員工提交補充說明，並一併保存，而不是單方面刪掉不同意見。

第三步：是否需要 PIP？先理解改善計劃的作用

PIP（Performance Improvement Plan，表現改善計劃）不是一封「預告解僱信」，而是一份列明改善方向的管理文件。適合內容包括：

部分	建議寫法
需要改善的範圍	對應職位責任及具體事例
期望標準	可理解、可觀察、與職位相關
支援安排	培訓、示範、資源、主管跟進
改善期限	按問題性質訂定合理期限
檢討節奏	例如每星期或每兩星期一次
未達標後果	清楚說明可能進一步處理，但不應預設結果
紀錄方式	保存會議、工作成果及員工回應

PIP 的價值在於讓員工知道「要改善甚麼」及「公司會怎樣評估」，同時令管理層有一致的跟進節奏。若 PIP 只寫「如未改善即解僱」，卻沒有清楚目標、支援或檢討紀錄，就失去改善工具的意義。

第四步：持續跟進，而唔係交完文件就等結果

改善期內，主管應按約定時間檢視：

• 工作成果是否有改善；

• 哪些問題仍然重複出現；

• 原本的目標是否需要澄清；

• 公司提供的支援是否足夠；

• 是否有新事實影響評估。

每次檢討都應記錄日期、討論內容、工作例子、員工回應及下一步。若員工達到部分目標，可以明確寫出已改善及仍需跟進的範圍，避免只留下負面紀錄。

第五步：表現仍然未改善，可以怎樣處理？

完成合理的改善及檢討流程後，公司可能有幾個方向：

• 延長改善期，前提是有合理原因及清楚新目標；

• 調整工作安排或提供額外培訓，若問題源於職位匹配或技能需要；

• 按公司紀律政策作出正式警告，若同時涉及違反工作要求或規則；

• 在考慮僱傭關係終止前，先核對合約、通知期、代通知金、未支付工資及其他終止款項；

• 就高風險或有爭議的個案，先進行 HR 及法律合規審查。

根據《僱傭條例》（香港法例第 57 章）第 6 條，一般情況下，僱傭合約可透過通知終止，實際通知期須參考合約及法例要求。若以代通知金方式終止，亦應核對適用條件及計算方式。

勞工處亦指出，僱傭合約終止時，僱主一般須處理尚欠工資、代通知金（如適用）及其他應付項目；根據《僱傭條例》第 25 條，終止合約時應付給僱員的款項，除法例另有規定外，須盡快支付，且一般不得遲於終止日後 7 天。實際個案仍須核對適用條文、合約及員工服務年資。

不能只看表現：亦要檢查有沒有受保障情況

在作出警告、降職、減薪或解僱決定前，必須確認處理原因不是涉及受法律保障的情況，例如：

• 僱員正在享有法定有薪病假；

• 僱員已通知懷孕或正處於相關保障期間；

• 僱員因工受傷而涉及法定保障；

• 僱員參與工會活動或就勞工法例提供資料；

• 處理方式可能構成性別、殘疾、家庭崗位或種族歧視。

例如，《僱傭條例》（香港法例第 57 章）對在有薪病假期間終止合約設有限制，除非屬因嚴重過失而即時解僱等情況。至於反歧視風險，香港平等機會委員會指出，《性別歧視條例》（香港法例第 480 章）、《殘疾歧視條例》（香港法例第 487 章）、《家庭崗位歧視條例》（香港法例第 527 章）及《種族歧視條例》（香港法例第 602 章）均涉及僱傭範疇。

如果員工在改善期內提出病假、懷孕、殘疾、家庭照顧或歧視相關問題，管理層不應只當作「阻住流程」，而應先分開處理表現事宜及相關保障／支援需要。

表現管理紀錄，至少應保存甚麼？

公司可以按個案建立完整但有必要限度的紀錄，包括：

• 職位描述、目標及相關政策版本；

• 工作指示、培訓及支援安排；

• 具體工作成果、錯誤或未達標例子；

• 會議日期、參與人士及員工回應；

• 改善計劃、檢討結果及下一步；

• 警告或其他正式文件；

• 最終決定的批准及理由；

• 相關終止文件及付款紀錄（如適用）。

根據《僱傭條例》（香港法例第 57 章）第 49A 條，僱主須保存每名僱員的工資及僱傭紀錄。勞工處資料亦列出，僱傭紀錄可包括入職日期、職位、工資、假期、通知期及終止日期等。表現管理文件未必全部等同法定工資紀錄，但在處理人事爭議時，清晰、真實及一致的紀錄有助公司說明決策過程。

同時，紀錄只應由有需要的管理人員或 HR 存取，並按照公司資料保留及私隱安排管理。若涉及個人資料，應參考《個人資料（私隱）條例》（香港法例第 486 章）及私隱專員公署相關指引。

3 個常見但高風險的做法

1. 年尾一次過列出所有問題

員工長期不知道自己未達標，到了評核或續約前才收到一大堆負面評語，既不利改善，亦令公司難以證明曾作出及時管理。

2. 叫員工「自己睇下點改善」

沒有目標、支援、期限及檢討方式的改善要求，很難稱為一個清晰的改善流程。

3. 將表現問題直接寫成嚴重過失

表現欠佳、技能不足及蓄意違規是不同概念。尤其考慮即時解僱時，不應用嚴重紀律處分取代基本事實核實及合規審查。

甚麼情況下，建議搵 HR 顧問協助？

以下情況不宜只靠主管自行處理：

• 公司沒有正式的表現評核或改善流程；

• 主管想即時解僱，但未能清楚說明理由及紀錄；

• 員工已發出投訴，或提及歧視、病假、懷孕、工傷及其他受保障情況；

• 事件牽涉多名主管、客戶資料或敏感個人資料；

• 公司需要草擬 PIP、警告信或終止文件，但不確定內容是否一致；

• 管理層知道員工表現有問題，但不同主管一直採用不同標準。

Get More 可以按個案協助公司整理事件時間線、檢視職位要求及現有證據、設計表現改善流程、協助管理層進行跟進，並在需要時提供持續 HR outsourcing 支援。這類服務的重點，不是代公司作出所有人事決定，而是令公司在作決定前，有清晰流程、適當紀錄及一致的管理標準。

給香港 SME 的實用流程

可以將整個處理程序簡化成以下 6 步：

1. 先核對職位要求及實際工作資源；

2. 以具體事例向員工說明問題；

3. 聽取員工解釋，確認是否需要培訓或合理支援；

4. 訂定清晰目標、期限及檢討安排；

5. 持續保存客觀紀錄，讓員工有機會回應；

6. 如考慮警告、改動合約或終止僱傭關係，先做 HR／法律合規覆核。

總結：管理表現，唔係單純搵理由炒人

有效的表現管理，應該同時保護三件事：

• 讓員工知道公司期望及改善方向；

• 讓主管有一套一致、可執行的管理流程；

• 讓公司在作出人事決定前，有完整而可靠的事實紀錄。

對沒有專職 HR 的 SME，未必要等到出現爭議才尋求支援。由建立表現評核框架、設計改善計劃，到檢查警告及終止流程，專業 HR 顧問可以協助公司把管理決定做得更清楚、更一致。

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