積金易取代個人帳戶電子查詢後，僱主 HR 要檢查甚麼？2026 僱主流程指南
由 2026 年 10 月 5 日起，積金局公布「積金易」推出一站式強積金帳戶資料查詢服務，讓計劃成員及其他合資格人士查閱更完整的帳戶資料。對一般計劃成員來說，這是查閱個人帳戶的新途徑；但對僱主 HR、Finance 及 Payroll 團隊來說，更重要的問題是：積金易平台的帳戶查詢服務轉變，會否影響公司的強積金行政流程？
簡單來說，僱主不應把成員查詢服務的轉變，誤解為每月供款日、資料核對責任或內部批核安排自然改變。積金易同時是僱主處理強積金行政工作的電子平台。公司仍然需要清楚知道：誰負責準備供款資料、誰可以提交或審批、誰負責付款，以及供款完成後由誰核對結果。
本文會從僱主角度，整理積金易服務轉變後值得重新檢查的設定及流程，並與一般「如何查個人帳戶」的成員資訊分開處理。
積金易取代個人帳戶電子查詢，與僱主有甚麼關係？
積金局的官方資料指出，過去的「個人帳戶電子查詢」主要協助計劃成員查閱名下個人帳戶紀錄；新推出的一站式帳戶資料查詢服務，則可讓合資格人士查閱更完整的帳戶資料，包括受託人、計劃、帳戶號碼及結餘等資料。計劃成員需要按照積金局及積金易平台的最新安排註冊及登入使用相關服務。
這項服務主要是計劃成員的查詢安排，不等於僱主可以停止處理強積金行政。對企業而言，積金易仍然涉及以下工作：
• 登記及管理僱主參加的強積金計劃；
• 管理僱員名單及新僱員資料；
• 提交供款資料及處理付款；
• 管理公司獲授權人、計劃獲授權人及其他用戶；
• 處理僱員離職及終止受僱安排；及
• 查閱供款、信件、報表及待辦事項。
因此，企業要處理的不是「要不要叫員工改用新平台」這一個問題，而是要重新確認 **成員使用平台、僱主處理供款及公司內部 Payroll 流程之間如何銜接**。
第一個檢查位：公司僱主帳戶及基本設定
積金易僱主簡易指南提醒，僱主應完成註冊、啟動及基本設定，並預留足夠時間處理相關安排。公司可以先核對以下資料：
• 僱主帳戶是否已完成註冊及啟動；
• 公司名稱、地址、聯絡資料及公司證明文件是否正確；
• 已加入的強積金計劃是否完整顯示；
• 工資組別及供款審批設定是否按公司實際需要建立；
• 預設付款方式及相關授權是否仍然有效；及
• 使用內部 Payroll 系統的公司，供款檔案格式是否符合積金易平台要求。
公司不應只由一位同事登入後確認「見到帳戶」便當作設定完成。較穩妥的做法，是由 HR／Payroll 操作人按清單逐項核對，再由公司獲授權人或指定覆核人確認。
第二個檢查位：公司獲授權人及用戶權限
積金易僱主帳戶可能涉及公司獲授權人、計劃獲授權人及其他用戶。不同用戶的查看、編輯、提交或審批權限，應該與實際職責配合，而不應為方便而讓所有人共用帳戶或使用相同權限。
企業可以用以下問題作權限 review：
• 誰可以查看公司及僱員的強積金資料？
• 誰可以新增或修改僱員資料？
• 誰可以準備及提交供款資料？
• 誰可以審批供款或付款安排？
• 公司獲授權人離職、轉職或長期休假時，誰可以接手？
• 外判 Payroll 或會計服務結束後，誰負責撤銷對方權限？
積金易僱主常見問題指出，僱主需要自行管理用戶權限；如已離職或不再適任的獲授權人仍保留權限，可能繼續在平台行使原有權限。這是一個系統管理及內部控制問題，不只是 IT 設定問題。
企業亦應按照《個人資料（私隱）條例》（香港法例第486章）及個人資料私隱專員公署的相關指引，檢視員工強積金、薪酬及身份資料的存取範圍、使用目的、保存方式及外部服務商安排。
第三個檢查位：每月供款日沒有因平台轉換而自動改變
積金易僱主指南提醒，每月強積金供款日仍然維持不變。企業不應因為平台改變，便將供款工作延遲至供款日前最後一日才處理。
根據積金局的供款日資料，月薪僱員的供款日一般是每月第10日；如供款日遇上星期六、公眾假日或其他官方所列情況，則按最新安排順延。實際處理時，僱主應以積金局及積金易平台的最新官方資料為準。
建議企業將每月流程拆成以下幾個節點：
• 先鎖定薪酬、佣金、津貼、無薪假及其他供款資料；
• 核對員工名單、新入職及離職個案；
• 由指定人員準備或上載供款資料；
• 由另一名適當人員核對或審批；
• 完成付款後核對處理狀態；及
• 保存提交、付款、修正及例外情況紀錄。
「已提交供款資料」與「已完成付款及結算」是不同狀態。Payroll checklist 應把兩者分開記錄，避免只看到提交畫面便以為整個供款流程已完成。
第四個檢查位：內部 Payroll 系統的供款檔案
積金易僱主簡易指南特別提醒，使用公司內部支薪系統的僱主，應檢視系統製作的付款結算書或供款檔案是否符合積金易平台要求。公司可向積金易平台索取相關技術規格。
企業可以在正式供款日前先做一次測試，並確認：
• Payroll 系統輸出的欄位是否符合平台要求；
• 員工姓名、身份資料、工資組別及供款金額是否一致；
• 新入職、離職、薪酬調整及例外個案如何處理；
• 上載錯誤由誰跟進及修正；
• 上載後由誰確認平台收到的資料；及
• Payroll 供應商、HR、Finance 及公司獲授權人之間的交接方法。
系統整合可以減少重複輸入，但不代表可以完全取消人手覆核。企業仍然需要指定資料來源、提交人、審批人及最後核對人。
第五個檢查位：新入職及離職資料由誰更新？
強積金行政通常會與 HR 的入職及離職流程連在一起。新入職時，HR 需要把相關資料及僱傭安排交給 Payroll；離職時，企業則要核對最後受僱日期、最後一期供款及終止受僱通知安排。
公司可以先把以下步驟加入入職及離職 checklist：
新入職
• 確認入職日期、僱傭類別及薪酬資料；
• 確認由哪位 HR 或 Payroll 同事跟進強積金登記；
• 記錄登記狀態及所需補交資料；
• 確認首次供款及每月供款流程；及
• 由指定覆核人確認資料已交接。
離職
• 核對最後受僱日期及最後工作日；
• 按積金易平台的最新流程提交終止受僱指示；
• 處理最後一期供款及付款狀態；
• 更新員工主檔、文件及離職紀錄；及
• 如離職者是平台用戶或獲授權人，立即 review 及撤銷不再需要的權限。
涉及薪酬、合約、長期服務金、遣散費或其他個別僱傭安排時，企業應按事實查閱勞工處及積金局的最新資料，並在需要時取得專業 HR 或法律意見。
僱主應如何向員工解釋這次服務轉變？
企業可以向員工簡單說明：積金易提供一站式帳戶查詢及管理服務，員工如需要查閱個人帳戶資料，應按照積金局及積金易平台的最新註冊指引處理；而公司仍會按照適用流程處理僱員登記、供款及離職行政。
HR 不宜把「員工未有註冊積金易」直接當成公司可以停止處理相關工作的理由，也不應向員工承諾某項查詢結果或帳戶資料一定會即時顯示。若員工對個人帳戶號碼、結餘或查詢服務有疑問，應轉介至積金局或積金易平台官方渠道。
積金易服務轉變後，SME 可以先做的 7 日 workflow review
如果公司想快速檢查現有安排，可以在一星期內完成以下工作：
第1日：列出所有處理強積金工作的內部及外部人員。
第2日：核對僱主帳戶、工資組別、付款方式及公司資料。
第3日：檢視公司獲授權人、計劃獲授權人及其他用戶權限。
第4日：以一宗新入職及一宗離職個案測試 HR 到 Payroll 的資料交接。
第5日：測試 Payroll 供款檔案及核對平台提交流程。
第6日：將供款、付款、修正及例外處理責任寫成簡單 RACI 或 checklist。
第7日：由管理層或指定覆核人檢查是否有單一人員依賴、權限未撤銷或沒有後備安排。
Get More 如何協助企業整理積金易及 Payroll 流程？
積金易平台可以令強積金行政更集中，但企業仍然需要清晰的資料來源、權限安排及覆核流程。Get More 可以按企業實際需要協助：
• 檢視 HR、Finance、Payroll 及公司獲授權人的責任分工；
• 整理供款、付款、入職及離職 checklist；
• 協助檢查 Payroll 及 HR system 的資料交接；及
• 按公司需要評估 HR consultancy 或 HR system implementation 支援方向。
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常見問題
積金易推出一站式帳戶查詢服務後，僱主還需要處理強積金供款嗎？
需要。成員查詢服務與僱主供款行政是不同範疇。僱主仍應按照適用要求準備、提交及支付供款，並保留相關紀錄。
每月強積金供款日會否因積金易而改變？
不會因平台轉換而自動改變。僱主應按積金局及積金易平台的最新供款日資料安排流程，並為資料準備、審批、付款及異常處理預留時間。
公司可否只由一名 HR 同事管理積金易？
公司應按實際規模及風險安排權限及後備人員，不宜讓整個流程只依賴一人記憶或單一登入。離職、轉職或外判服務結束時，亦應即時檢視權限。
使用 Payroll 系統是否代表不需要人手覆核？
不是。Payroll 系統可以協助整理及輸出資料，但企業仍應核對員工名單、薪酬變動、供款金額、上載結果及付款狀態。
參考資料
• 積金局：供款日
免責聲明
本文內容僅供參考，旨在提供一般性的 HR 管理建議，並不構成任何形式的專業法律、僱傭、薪酬、資料管理或其他意見。香港的法律法規、政府指引及僱傭實務可能隨時變動，且每個企業及個案均有其獨特情況。讀者在作出任何商業、僱傭、資料管理或 HR 系統導入決定前，應按個別情況諮詢合資格的人力資源顧問、法律專業人士或相關政府部門。Get More Resources Limited 對於因使用本文資訊而產生的任何損失或影響概不負責。
